Warum Unternehmen mit Personalvermittlern arbeiten – und warum sich Embedded Recruiting langfristig rechnet

Wenn wir mit Geschäftsführern, HR-Verantwortlichen oder Abteilungsleitern sprechen, hören wir oft dieselbe Aussage:

Auf den ersten Blick nachvollziehbar. Die Rechnung kommt sofort. Was man jedoch nicht sieht, sind die deutlich höheren Kosten einer lange unbesetzten Stelle oder einer internen Rekrutierung „nebenbei“.

Deshalb lohnt es sich, die Frage anders zu stellen: Nicht „Was kostet Recruiting?“, sondern „Was kostet es mein Unternehmen, wenn die richtige Person fehlt?“

Die versteckten Kosten einer Vakanz

Viele Unternehmen betrachten eine offene Stelle zunächst als Einsparung – schliesslich wird kein Lohn bezahlt. Buchhalterisch stimmt das. Wirtschaftlich sieht die Realität anders aus.

Die Arbeit verschwindet nicht. Projekte laufen weiter, Kunden erwarten dieselbe Qualität, Termine müssen gehalten werden. Das bestehende Team trägt die zusätzliche Last.

Nehmen wir eine Fachkraft mit einem Jahresgehalt von 90'000 Franken. Mit Sozialleistungen und Arbeitgeberkosten liegen die Gesamtkosten schnell bei über 100'000 Franken pro Jahr – also rund 8'500 Franken pro Monat.

Doch ein Mitarbeitender erwirtschaftet in der Regel einen deutlich höheren Mehrwert. Je nach Branche und Rolle liegt dieser oft beim 1,5- bis 3-Fachen des Gehalts. Bei 90'000 Franken Jahreslohn entspricht das einem monatlichen wirtschaftlichen Beitrag von ca. 12'500 bis 22'500 Franken.

Besonders spürbar ist das in Vertrieb, IT, Engineering, Projektmanagement oder bei spezialisierten Fachkräften im Gesundheits- und Medtech-Bereich – Branchen, in denen der Fachkräftemangel in der Schweiz besonders gross ist.

Wenn das Team die Lücke schliesst

Hinzu kommt die Belastung des Teams. Aufgaben werden verteilt, Überstunden geleistet.

Angenommen, fünf Mitarbeitende übernehmen jeweils fünf zusätzliche Stunden pro Woche: Das ergibt rund 100 Mehrarbeitsstunden pro Monat. Bei einem internen Stundensatz von 65 Franken entstehen allein dadurch ca. 6'500 Franken zusätzliche Kosten pro Monat – über drei Monate fast 20'000 Franken.

Noch teurer wird es, wenn Führungskräfte operative Lücken füllen müssen. Ein Abteilungsleiter mit 130'000 Franken Jahresgehalt, der acht zusätzliche Stunden pro Woche in Recruiting und operative Aufgaben investiert, verursacht in drei Monaten Opportunitätskosten von über 7'000 Franken.

Dazu kommen verzögerte Projekte, verlorene Verkaufschancen oder verzögerte Innovationen – Effekte, die oft schwer bezifferbar, aber real sind.

Warum Personalvermittler oft günstiger sind, als sie wirken

Genau deshalb arbeiten erfolgreiche Unternehmen mit professionellen Personalvermittlern.

Eine klassische Vermittlung erfolgt meist auf Erfolgsbasis. Das Honorar – typischerweise 15–25 % des Jahresgehalts – wird erst bei erfolgreicher Einstellung fällig. Bei 90'000 Franken entspricht das 13'500 bis 22'500 Franken.

Im Vergleich zu den Kosten einer langen Vakanz ist das oft die günstigere Variante.

Allerdings hat das klassische Modell Grenzen: Jede Suche startet bei Null, das Wissen bleibt beim Vermittler, Prozesse werden nicht nachhaltig optimiert und die Arbeitgebermarke entwickelt sich nicht weiter.

Embedded Recruiting: Der nachhaltige Ansatz

Genau hier setzt unser Ansatz bei creaSKILL an: Embedded Recruiting.

Wir arbeiten nicht als externer Lieferant, sondern werden Teil eures Teams. Wir lernen die Unternehmenskultur, die Anforderungen der Fachabteilungen und die bestehenden HR-Prozesse tiefgehend kennen.

Dadurch besetzen wir nicht nur einzelne Vakanzen schneller und passgenauer, sondern bauen gemeinsam eine nachhaltige Recruiting-Infrastruktur auf.

• Aufbau von Talentpools
• Optimierung von Prozessen und Candidate Experience
• Stärkung des Employer Brandings
• Strategisches Active Sourcing

Statt bei jeder Stelle wieder von vorne zu beginnen, entsteht ein System, das mit jeder weiteren Einstellung effizienter wird. Das Wissen bleibt im Unternehmen. Die Zusammenarbeit zwischen HR und Fachabteilungen wird enger. Die Abhängigkeit von externen Vermittlungen nimmt ab.

Wann sich Embedded Recruiting besonders lohnt

Besonders lohnend ist das für Unternehmen mit regelmässigem Personalbedarf.

Bei fünf Einstellungen pro Jahr und klassischen 20 % Provision summieren sich die Kosten schnell auf 90'000 Franken jährlich – über drei Jahre 270'000 Franken.

Mit Embedded Recruiting investiert man stattdessen in eine funktionierende Struktur mit monatlicher Planungssicherheit und langfristig sinkenden Kosten pro Einstellung.

Recruiting als Wettbewerbsvorteil

Bei creaSKILL glauben wir nicht an kurzfristige Lösungen, sondern an echte Partnerschaften. Recruiting ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Wir helfen Unternehmen, ihn zu einer echten Stärke zu machen – damit die richtigen Talente gewonnen werden, bevor die Konkurrenz sie holt.

Denn am Ende geht es nicht nur um Stellenanzeigen und Lebensläufe. Es geht um Menschen, um starke Teams und um nachhaltiges Wachstum.