Die teuerste Einstellung ist die falsche: Warum Fehlbesetzungen Unternehmen mehr kosten als jede Personalvermittlung

Doch selbst wenn eine Stelle besetzt wird, bedeutet das noch lange nicht, dass das Problem gelöst ist.

Denn zwischen einer Besetzung und einer guten Besetzung liegt oft ein grosser Unterschied.

Genau dann wird sichtbar, was eine Fehlbesetzung tatsächlich kostet.

Warum Fehlbesetzungen häufiger vorkommen als viele glauben

Die wenigsten Fehlbesetzungen entstehen, weil Unternehmen bewusst die falsche Person einstellen. In den meisten Fällen treffen gute Menschen unter Zeitdruck Entscheidungen mit unvollständigen Informationen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels stehen viele Organisationen vor einem Dilemma: Die Vakanz soll möglichst schnell besetzt werden, gleichzeitig stehen nur wenige passende Bewerbungen zur Verfügung.

Der Druck steigt von Woche zu Woche. Die Fachabteilung benötigt dringend Unterstützung. Kundenprojekte warten. Kolleginnen und Kollegen übernehmen zusätzliche Aufgaben. Führungskräfte erhalten regelmässig Nachfragen, wann endlich Verstärkung kommt.

In dieser Situation verschiebt sich der Fokus häufig unbewusst.

Genau hier beginnt das Risiko.

Die versteckten Kosten einer Fehlbesetzung

Die meisten Unternehmen betrachten zunächst nur die offensichtlichen Kosten. Inserate wurden bezahlt. Interviews geführt und Arbeitsverträge erstellt. Vielleicht wurde zusätzlich ein Personalvermittler eingesetzt.

Doch diese Kosten machen oft nur einen kleinen Teil des tatsächlichen Schadens aus. Nehmen wir als Beispiel eine Fachkraft mit einem Jahresgehalt von 90'000 CHF.

Bereits während der Einarbeitung investieren verschiedene Personen Zeit:

• Die direkte Führungskraft begleitet die ersten Wochen intensiv.
• Kolleginnen und Kollegen erklären Prozesse und Systeme.
• HR organisiert Onboarding und administrative Abläufe.
• Fachabteilungen unterstützen bei Fragen und Schulungen.

Diese Investition ist völlig normal und sinnvoll, vorausgesetzt, die Zusammenarbeit entwickelt sich langfristig erfolgreich. Kommt es jedoch zu einer Trennung nach wenigen Monaten, beginnt der gesamte Aufwand erneut.

Die bereits investierte Zeit ist verloren. Die Vakanz entsteht erneut. Das Team wird erneut belastet. Und die eigentliche Arbeit bleibt weiterhin liegen.

Wenn die Auswirkungen das ganze Team betreffen

Besonders kritisch wird es, wenn eine Fehlbesetzung Auswirkungen auf das Arbeitsklima hat. Viele Führungskräfte berichten von Situationen wie diesen:

Eine Person übernimmt Aufgaben nicht zuverlässig. Entscheidungen müssen ständig kontrolliert werden. Kolleginnen und Kollegen gleichen Fehler aus. Projekte verzögern sich.

Die Stimmung im Team verschlechtert sich. Leistungsträger übernehmen zusätzliche Verantwortung und beginnen selbst, ihre Belastungsgrenzen zu erreichen.

Das Problem dabei: Die Folgen einer Fehlbesetzung betreffen selten nur eine einzelne Person. Oft zieht sie einen Rattenschwanz an Konsequenzen nach sich, der das gesamte Umfeld beeinflusst.

Im schlimmsten Fall verliert ein Unternehmen nicht nur die neue Mitarbeitende oder den neuen Mitarbeitenden, sondern auch bestehende Fachkräfte, die durch die Situation frustriert werden.

Warum Lebensläufe allein nicht ausreichen

Ein häufiger Grund für Fehlbesetzungen liegt darin, dass Unternehmen zu stark auf fachliche Qualifikationen fokussieren. Natürlich sind Ausbildung, Berufserfahrung und Fachwissen wichtig. Doch sie sind nur ein Teil des Gesamtbildes.

Die entscheidenden Fragen lauten häufig:

• Passt die Person zur Unternehmenskultur?
• Wie geht sie mit Veränderungen um?
• Kann sie sich in bestehende Teams integrieren?
• Welche Werte vertritt sie?
• Wie hoch ist ihre Lernbereitschaft?
• Welche Erwartungen hat sie an Führung und Zusammenarbeit?

Zwei Kandidaten können auf dem Papier nahezu identisch wirken. In der Praxis kann jedoch einer langfristig erfolgreich werden, während der andere bereits nach wenigen Monaten wieder kündigt.

Genau deshalb reichen Lebensläufe allein nicht aus. Gutes Recruiting bedeutet, den Menschen hinter dem Lebenslauf zu verstehen.

Warum Recruiting mehr ist als das Führen von Vorstellungsgesprächen

Viele Unternehmen unterschätzen, wie komplex moderne Personalsuche geworden ist. Recruiting besteht heute längst nicht mehr nur aus Stellenanzeigen und Bewerbungsgesprächen. Es beginnt bereits bei der Frage: Werden die Anforderungen an die Position überhaupt klar definiert?

Nicht selten erleben wir, dass unterschiedliche Beteiligte unterschiedliche Vorstellungen von derselben Stelle haben. Die Geschäftsleitung erwartet etwas anderes als die Fachabteilung. Die Fachabteilung wiederum beschreibt andere Anforderungen als HR. Das führt dazu, dass Bewerber gesucht werden, ohne dass wirklich Klarheit darüber besteht, wer eigentlich gesucht wird.

Je klarer die Erwartungen zu Beginn definiert werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Besetzung.

Embedded Recruiting: Qualität statt kurzfristiger Lösungen

Genau deshalb verfolgen wir bei creaSKILL einen anderen Ansatz. Wir verstehen Recruiting nicht als reine Vermittlung von Lebensläufen. Wir werden Teil des Unternehmens und lernen Menschen, Prozesse und Unternehmenskultur kennen.

Denn nur wer versteht, wie ein Unternehmen funktioniert, kann einschätzen, welche Kandidatinnen und Kandidaten langfristig erfolgreich sein werden.

Dabei geht es nicht nur darum, offene Stellen schneller zu besetzen. Es geht darum, Fehlbesetzungen zu vermeiden. Gemeinsam mit unseren Kunden schaffen wir Strukturen, die nachhaltige Entscheidungen ermöglichen:

• Klare Anforderungsprofile
• Engere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und HR
• Professionelle Kandidatenansprache
• Strukturierte Auswahlprozesse
• Aufbau langfristiger Talentpools
• Kontinuierliche Verbesserung der Candidate Experience

Dadurch entsteht nicht nur mehr Geschwindigkeit im Recruiting, sondern vor allem mehr Qualität.

Die wichtigste Frage lautet nicht: Was kostet Recruiting?

Wenn Unternehmen über Recruiting sprechen, steht oft zuerst die Kostenfrage im Raum. Das ist verständlich. Doch aus unserer Erfahrung ist eine andere Frage deutlich wichtiger:

Eine offene Stelle verursacht Kosten. Eine Fehlbesetzung verursacht häufig noch deutlich höhere.

Wer Recruiting deshalb nicht als administrativen Prozess, sondern als strategische Investition betrachtet, schafft die Grundlage für langfristigen Unternehmenserfolg.

Denn nachhaltiges Wachstum entsteht nicht durch möglichst schnelle Einstellungen. Es entsteht durch Menschen, die fachlich überzeugen, ins Team passen und gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen wollen.

Genau diese Menschen zu finden, ist heute eine der wichtigsten Aufgaben erfolgreicher Organisationen.