14. Juli 2026 Janine Praxmarer
Wenn wir mit Unternehmen über Künstliche Intelligenz sprechen, denken viele zuerst an komplizierte Technologien, grosse Investitionen oder jahrelange Digitalisierungsprojekte. Die Realität sieht jedoch oft ganz anders aus. Die grössten Potenziale liegen häufig nicht in spektakulären Innovationen, sondern in den alltäglichen Aufgaben, die Mitarbeitende Tag für Tag erledigen müssen.
Genau so war es auch bei einem Schweizer Unternehmen für technische Dienstleistungen und Montage mit rund 50 Mitarbeitenden, das wir im Mai 2026 begleiten durften.
Bereits in den ersten Gesprächen wurde deutlich, dass das Unternehmen grundsätzlich sehr gut organisiert war. Die Auftragslage war hervorragend, die Kunden zufrieden und die Mitarbeitenden engagiert. Trotzdem gab es ein Problem, das im Alltag immer stärker spürbar wurde: Es ging zu viel Zeit für administrative Arbeiten verloren. Informationen waren zwar vorhanden, aber oft schwer auffindbar. Angebote mussten immer wieder neu zusammengestellt werden, obwohl ähnliche Dokumente bereits existierten. Und die Techniker verbrachten nach ihren Einsätzen wertvolle Zeit mit der Dokumentation, anstatt sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.
Bevor KI helfen kann, muss man verstehen, wo die Zeit verloren geht
Deshalb haben wir das Projekt nicht mit Technik begonnen, sondern mit Zuhören.
In der ersten Woche haben wir gemeinsam mit den Mitarbeitenden analysiert, wie die täglichen Abläufe tatsächlich aussehen. Dabei haben wir insgesamt 42 verschiedene Prozesse im Büro und im Projektgeschäft untersucht. Uns interessierte nicht, wie die Abläufe auf dem Papier aussehen, sondern wie die Arbeit im Alltag wirklich erledigt wird.
Dabei zeigte sich schnell ein Muster. Viele Mitarbeitende verbrachten jeden Tag einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Informationen zu suchen. Kundenabsprachen lagen in alten E-Mails, technische Unterlagen waren auf SharePoint gespeichert, Angebote befanden sich in verschiedenen Projektordnern und wichtige Informationen waren manchmal nur im Kopf einzelner Personen vorhanden.
Gleichzeitig wurde deutlich, dass die Erstellung von Angeboten unnötig viel Aufwand verursachte. Obwohl die meisten Inhalte bereits vorhanden waren, mussten Texte immer wieder aus älteren Dokumenten kopiert, angepasst und neu zusammengesetzt werden. Für viele Offerten wurden zwei bis drei Stunden benötigt, obwohl ein grosser Teil der Inhalte bereits existierte.
Ordnung schaffen als Grundlage für alles Weitere
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass eine KI nur so gut sein kann wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Deshalb bestand ein grosser Teil der ersten Projektphase darin, das digitale Firmenwissen überhaupt erst nutzbar zu machen.
Gemeinsam haben wir rund 4'500 Dokumente gesichtet, strukturiert und bereinigt. Veraltete Dateien wurden entfernt, doppelte Dokumente gelöscht und relevante Unterlagen sauber organisiert. Dieser Schritt wirkt auf den ersten Blick vielleicht unspektakulär, ist aber häufig der wichtigste Teil eines erfolgreichen KI-Projekts.
Parallel dazu wurde von Beginn an grosser Wert auf Datenschutz und Datensicherheit gelegt. Sensible Personal- und Finanzdaten wurden bewusst ausgeschlossen und technische Schutzmassnahmen eingerichtet. Für das Unternehmen war es entscheidend, dass sämtliche Informationen geschützt bleiben und keine internen Daten nach aussen gelangen.
Erst nachdem diese Grundlagen geschaffen waren, begann die eigentliche Arbeit mit der KI.
Plötzlich war das Firmenwissen in wenigen Sekunden verfügbar
In der zweiten Woche wurde das aufbereitete Wissen mit dem neuen System verknüpft. Unser Ziel war es, dass die Mitarbeitenden nicht länger verschiedene Ordnerstrukturen durchsuchen müssen, sondern ihre Fragen einfach stellen können – so, wie sie es einem Kollegen gegenüber tun würden.
Um die Einführung möglichst einfach zu gestalten, integrierten wir die Lösung direkt in Microsoft Teams. Die Mitarbeitenden mussten keine neue Software lernen und keine zusätzlichen Programme öffnen.
Die ersten Reaktionen während der Testphase waren besonders spannend. Ein Projektleiter suchte beispielsweise Informationen zu einer älteren Garantievereinbarung eines Projekts aus dem Jahr 2023. Früher hätte dies bedeutet, mehrere Ordner zu durchsuchen oder verschiedene Kollegen zu kontaktieren. Nun erhielt er innerhalb weniger Sekunden die gewünschte Antwort inklusive Verweis auf das entsprechende Originaldokument.
In solchen Momenten wird der Mehrwert für die Mitarbeitenden unmittelbar greifbar. Informationen, die zuvor mühsam gesucht werden mussten, standen plötzlich auf Knopfdruck zur Verfügung.
Die grösste Veränderung zeigte sich bei der Angebotserstellung
Besonders deutlich wurde der Nutzen bei der Erstellung von Angeboten.
Wir analysierten gemeinsam erfolgreiche Offerten aus den vergangenen Jahren und entwickelten daraus intelligente Vorlagen. Die KI lernte dabei nicht nur die fachlichen Inhalte kennen, sondern auch den Schreibstil des Unternehmens.
Heute müssen die Mitarbeitenden lediglich die wichtigsten Eckdaten eines Projekts eingeben. Auf dieser Grundlage erstellt das System innerhalb weniger Minuten einen vollständigen Angebotsentwurf. Natürlich erfolgt weiterhin eine fachliche Prüfung durch den Projektleiter, doch der zeitintensive erste Entwurf entfällt weitgehend.
Auch die Techniker profitieren von der neuen Lösung
Ein Bereich, der bei Digitalisierungsprojekten häufig unterschätzt wird, ist der Aussendienst. Gerade dort entstehen oft viele administrative Aufgaben, die wertvolle Zeit kosten.
Die Techniker des Unternehmens mussten nach ihren Einsätzen Serviceberichte erstellen und sauber dokumentieren. Diese Arbeit wurde häufig am Ende eines langen Arbeitstages erledigt und war entsprechend unbeliebt.
Deshalb führten wir eine Sprachlösung ein, die direkt auf den Smartphones genutzt werden kann. Die Techniker sprechen ihre Notizen einfach ein, während die KI daraus automatisch einen professionell formulierten und sauber strukturierten Bericht erstellt.
Besonders wichtig war dabei die Anpassung an Schweizer Sprachgewohnheiten und technische Fachbegriffe. Nach einigen Optimierungen funktionierte dies erstaunlich zuverlässig und wurde vom Team sehr schnell angenommen.
Viele Techniker berichteten bereits nach kurzer Zeit, dass sie ihre Berichte deutlich schneller abschliessen können und gleichzeitig die Qualität der Dokumentation gestiegen ist.
Der Schlüssel zum Erfolg: Die Menschen mitnehmen
Technologie allein löst selten Probleme. Deshalb war uns von Anfang an wichtig, die Mitarbeitenden aktiv in das Projekt einzubeziehen.
In der letzten Projektwoche führten wir mehrere Schulungen durch und begleiteten die Teams direkt in ihrem Arbeitsalltag. Statt theoretischer Präsentationen standen konkrete Anwendungsfälle im Mittelpunkt.
Diese Herangehensweise hat sich ausgezahlt. Bereits kurz nach dem Live-Start nutzten die Mitarbeitenden die neuen Werkzeuge selbstverständlich und integrierten sie in ihre täglichen Abläufe.
Das Ergebnis nach vier Wochen
Als wir die Resultate Ende Mai gemeinsam auswerteten, wurde deutlich, wie viel Potenzial bereits in einem vergleichsweise kurzen Projekt steckt.
Durch die Reduktion von Suchaufwand, Schreibarbeiten und administrativen Tätigkeiten konnte das Unternehmen ein jährliches Einsparpotenzial von über 700 Arbeitsstunden realisieren. Die Zeit für die Informationssuche sank um rund 60 Prozent. Angebote konnten deutlich schneller erstellt werden und Kunden erhielten schneller Antworten auf ihre Anfragen.
Besonders gefreut hat uns die hohe Akzeptanz im Team. Rund 92 Prozent der Mitarbeitenden nutzten die neuen digitalen Helfer bereits kurz nach der Einführung aktiv im Arbeitsalltag.
Unser Fazit
Dieses Projekt hat uns einmal mehr gezeigt, dass erfolgreiche KI-Projekte nicht mit komplizierter Technologie beginnen, sondern mit einem klaren Verständnis für die täglichen Herausforderungen der Menschen im Unternehmen.
Die grössten Erfolge entstehen dort, wo Mitarbeitende spürbar entlastet werden und wieder mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben. Genau das konnten wir gemeinsam mit diesem Unternehmen innerhalb von nur vier Wochen erreichen.
Am Ende ging es dabei nicht um Software oder künstliche Intelligenz. Es ging darum, Prozesse einfacher zu machen, Wissen zugänglich zu machen und den Menschen im Unternehmen jeden Tag ein Stück Arbeit abzunehmen.
